Sprzątanie własnymi siłami czy outsourcing — rachunek na przykładzie hali 3 000 m²

Decyzja „zatrudnić własną ekipę czy zlecić na zewnątrz” zapada zwykle na podstawie jednej liczby: wynagrodzenia pracownika porównanego z fakturą firmy sprzątającej. W tym porównaniu etat prawie zawsze wygrywa — i prawie zawsze jest to porównanie niepełne.

Poniżej rozpisujemy oba warianty dla hali o powierzchni 3 000 metrów kwadratowych z częścią socjalną i biurową.

Co trzeba policzyć po stronie własnej ekipy

Wynagrodzenie to punkt wyjścia, nie koszt całkowity. Do niego dochodzi kilka pozycji, o których przy pierwszym rachunku łatwo zapomnieć:

Sprzątanie po remoncie

od 200.00 zł

Zamawiam

• składki i koszty pracodawcy — realny koszt etatu jest wyraźnie wyższy od kwoty na umowie
• urlopy i zwolnienia — obiekt musi być sprzątany także wtedy, gdy pracownik jest nieobecny
• rekrutacja i rotacja — w tym segmencie jest wysoka, a każde wdrożenie kosztuje czas
• szkolenia BHP i instruktaż stanowiskowy, powtarzane przy każdej zmianie osoby
• odzież robocza i środki ochrony
• nadzór — ktoś musi układać grafik, kontrolować jakość i zamawiać materiały

Sprzęt: pozycja, która przesądza

Przy 3 000 metrów posadzki ręczne mycie nie wchodzi w grę — nie zmieści się w żadnym oknie postojowym. Potrzebna jest szorowarka, i to jest wydatek jednorazowy rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, do którego dochodzi serwis, części eksploatacyjne i miejsce na przechowywanie.

Do tego dochodzi odkurzacz przemysłowy z filtracją HEPA do odpylania, myjka ciśnieniowa do strefy doków i drobny sprzęt. Przy własnej ekipie te koszty ponosi obiekt; przy outsourcingu są rozłożone na wielu klientów firmy i wchodzą w stawkę jako ułamek.

Osobna kwestia to prace, które zdarzają się dwa razy w roku: odpylanie konstrukcji podstropowych wymaga podnośnika, którego nikt nie kupuje na dwa użycia rocznie. Trzeba go wynająć albo i tak zlecić na zewnątrz.

Strona outsourcingu

Przy stawce 6,15 zł/m² brutto powierzchnia 3 000 metrów daje około 18 450 zł za pełne przejście całego obiektu. Ale to liczba myląca, bo przy serwisie regularnym nie myje się co dzień wszystkiego — harmonogram dzieli zakres na czynności codzienne, tygodniowe i miesięczne, co znacząco obniża koszt miesięczny wobec tego prostego mnożenia.

W cenie są: robocizna z zastępstwami, sprzęt maszynowy, chemia dobrana pod posadzkę, nadzór i raportowanie. Nie ma w niej kosztów rekrutacji, urlopów ani ryzyka, że w poniedziałek nikt nie przyjdzie.

Kiedy własna ekipa wygrywa

Są sytuacje, w których etat jest rozwiązaniem lepszym i nie warto ich zaciemniać. Pierwsza to obiekt wymagający stałej obecności — jeśli potrzebna jest osoba na miejscu przez osiem godzin dziennie, reagująca na bieżąco, własny pracownik bywa tańszy i lepiej zintegrowany z zespołem.

Druga to strefy o szczególnych wymogach, gdzie procedura zakładu wymaga przeszkolenia wykraczającego poza standard i dostępu, którego nie daje się osobom z zewnątrz.

Trzecia to małe powierzchnie — przy kilkuset metrach sprzęt maszynowy nie jest potrzebny, a cała kalkulacja wygląda inaczej.

Model mieszany — najczęstszy w praktyce

W halach o powierzchni kilku tysięcy metrów najczęściej sprawdza się podział. Własny pracownik odpowiada za bieżące utrzymanie stref socjalnych i reakcję w ciągu dnia; firma zewnętrzna wchodzi z maszynami na doczyszczanie posadzki, odpylanie konstrukcji i prace okresowe.

Ten układ eliminuje największą wadę obu wariantów naraz: obiekt nie kupuje szorowarki, której użyje kilkanaście razy w roku, i nie płaci za obecność ekipy zewnętrznej tam, gdzie wystarcza jedna osoba na miejscu.

Rotacja — czynnik, który psuje kalkulację

W branży utrzymania czystości rotacja pracowników jest wysoka i to ona najczęściej przewraca rachunek zrobiony na papierze. Przy własnej ekipie każde odejście oznacza rekrutację, wdrożenie, ponowne szkolenie BHP i okres, w którym obiekt jest sprzątany gorzej, bo nowa osoba nie zna układu hali ani procedur.

Koszt tego nie pojawia się w żadnej tabelce, ale jest realny: w praktyce oznacza kilka tygodni w roku, w których standard spada. Firma zewnętrzna ponosi ten koszt po swojej stronie i ma obowiązek utrzymać ciągłość — to jedna z niewielu rzeczy, za które w tej usłudze naprawdę się płaci.

Audyty i dokumentacja

W zakładach objętych audytami — spożywczych, motoryzacyjnych, farmaceutycznych — dochodzi wymóg, o którym przy zatrudnianiu własnej osoby rzadko się myśli: udokumentowanie wykonanych prac. Audytor pyta nie o to, czy jest czysto, tylko o to, czy istnieje harmonogram, czy jest on realizowany i czy da się to wykazać.

Przy serwisie zewnętrznym raportowanie jest elementem umowy. Przy własnej ekipie trzeba je zbudować samodzielnie, razem z kartami kontroli i rejestrem środków — i to kolejna pozycja po stronie kosztów wewnętrznych.

Pytania, które warto zadać przed decyzją

• Ile realnie kosztuje etat po doliczeniu składek, urlopów i zastępstw?
• Kto sprząta, gdy pracownik jest na zwolnieniu — i czy to rozwiązanie zadziała w trzecim tygodniu?
• Czy obiekt kupi szorowarkę, czy planuje myć 3 000 metrów mopem?
• Kto odpowiada za odpylanie konstrukcji dwa razy w roku?
• Kto kontroluje jakość i w jakim trybie zgłasza się uwagi?
• Czy przy audycie da się pokazać dokumentację wykonanych prac?

Czego nie widać w kalkulacji

Dwie rzeczy pojawiają się dopiero w trakcie. Pierwsza to ciągłość — firma zewnętrzna ma obowiązek zapewnić zastępstwo, pracownik na etacie takiego obowiązku nie ma i nie może mieć. Druga to odpowiedzialność: uszkodzenie posadzki niewłaściwym środkiem przy własnej ekipie obciąża obiekt, przy umowie zewnętrznej — wykonawcę.

Zakres, jaki obejmuje serwis zewnętrzny w obiekcie przemysłowym, opisaliśmy przy usłudze sprzątania hal i magazynów w Gdańsku; stawki dla firm są w cenniku.

Najczęstsze pytania

Czy outsourcing jest zawsze droższy od etatu

Nie. Po doliczeniu sprzętu, zastępstw i nadzoru różnica często znika, a przy dużych powierzchniach odwraca się.

Czy da się połączyć oba modele

Tak i to najczęstszy układ przy halach: własna osoba na bieżąco, firma zewnętrzna do prac maszynowych i okresowych.

Kto odpowiada za uszkodzenie posadzki

Przy umowie zewnętrznej wykonawca. Przy własnej ekipie ryzyko zostaje po stronie obiektu.

Od jakiej powierzchni outsourcing zaczyna się opłacać

Zwykle od momentu, w którym potrzebny jest sprzęt maszynowy — czyli mniej więcej od tysiąca metrów posadzki.